Synthèse
L'efficacité opérationnelle d'un contrôle se mesure par étapes. D'abord au niveau de sa conception, on évalue l'adéquation de sa place dans le processus visé, puis les étapes de son exécution et les compétences du personnel y dédié, et sa périodicité.
Une chose est de concevoir des procédures robustes et une autre est d'en assurer l'efficacité opérationnelle, c'est-à-dire l'application effective par les collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes et périodiques. Une procédure conçue et non mise en œuvre est tout aussi dangereuse qu'une procédure inexistante.
La responsabilisation des différents acteurs à tous les niveaux de l'organisation est essentielle pour le renforcement de l'efficacité opérationnelle des contrôles mis en place. Pour y arriver, l'entreprise doit s'assurer que ces acteurs se sont correctement approprié les procédures en place et que les responsables hiérarchiques supervisent l'application effective des procédures de contrôle interne par leurs collaborateurs.
Coris Bank Togo est la filiale togolaise de Coris Bank international, un groupe bancaire ouest africain installé dans 9 pays. Coris Bank Togo est très à cheval sur le respect des normes et est fière d'être la première banque togolaise certifiée ISO 9001 pour la qualité de son organisation interne. La banque dispose en conséquence d'une base importante de procédures couvrant l'ensemble de ses activités. Pour s'assurer de la robustesse de son contrôle permanent de premier niveau, Coris Bank Togo a confié à excellence l'élaboration et l'actualisation de ses guides de contrôles hiérarchiques.
Des contrôles classés par périodicité et par département
Les guides de contrôles hiérarchiques s'apparentent à une liste d'activités obligatoires classifiée par acteurs, processus, et périodicités. Ainsi, l'agent de clientèle qui a devant lui un client sait quels contrôles il doit effectuer avant de compléter une ouverture de compte. Un agent du service informatique sait quelles tâches sont requises à la clôture du mois.
L'élaboration de ces guides passe par plusieurs étapes, dont la première, et la plus importante, est la lecture et la compréhension de l'ensemble des procédures entrant dans le périmètre défini d'un commun accord avec le client. La totalité des contrôles sont alors recensées et discutées avec les équipes du client, avant d'être ensuite classifiées par périodicité, département/direction, et responsable. Le but est de permettre à chaque agent de soumettre à son supérieur hiérarchique à la fin de la période (journée, semaine, mois, etc.) sa fiche d'auto-contrôle, permettant ainsi à ce/cette dernier(ière) d'effectuer plus facilement ses contre-vérifications avant même que les organes de contrôle interne n'entrent en action. Ces guides facilitent également les travaux des contrôleurs en permettant de garder des pistes d'audit claires et de documenter objectivement les contrôles de premier niveau effectués sur chaque ligne de service de la banque ou de l'organisation.
Nos compétences en analyse de données nous permettent d'élaborer des guides dynamiques de contrôle interne pour nos clients qui en font la demande.
